Anställa en virtuell assistent offshore kan ofta skapa en hel del tvivel för dem som är bara nybörjare inom outsourcing. Tja, sådana tvivel är faktiskt gäller i synnerhet eftersom bege sig in outsourcing för första gången kan innebära en drastisk förändring i någon del av verksamheten set-up. Från ytan, verkar det omöjligt att göra affärer med någon som är kontinenter bort från där företaget är placerat.

Men titta på det rationellt, finns outsourcing eftersom tekniken fanns. Därmed kommunicerar med virtuella assistenter är möjlig på grund av de många tillgängliga tekniska hjälpmedel som redan finns. Det bästa är de flesta av dessa verktyg är gratis. Det grundläggande kravet för att effektivt kommunicera med en virtuell assistent är en höghastighetsanslutning till Internet-anslutning för att hjälpa alla de funktioner som skall utföras av de verktyg som används. Här är några av de mest användbara verktygen att vårt företag också personligen har använt under de senaste åren och har visat sig vara effektiva som samarbetsverktyg genom åren.

Skype - Det erbjuder gratis Skype till Skype-samtal, med högsta kvalitet. Eftersom det i de flesta fall, skulle du inte bara kommunicera med en person, är Skype också den perfekta verktyg att använda för konferenssamtal, eftersom det fortfarande ger tydliga kopplingar trots geografiska skillnader deltagarna. Och naturligtvis kan Skype kan användas för regelbunden chattar.

Google Apps - Detta är verksamheten versionen av Gmail. Det finns otaliga skäl till varför företag bör väljer att använda Google Apps i stället för Gmail. Först gör Google Apps för företag att använda sin firma som sin domän. För det andra kan du ställa upp dina assistenter e-postkonton och har total kontroll över dessa när behov uppstår. Outsourcing återstår att vara en riskabel investering, så det är bara säkert att ha alla medel för att hämta vad du behöver för att hämta om du stöter på några olyckliga fall med dina Vas. För det tredje är Google Apps så användarvänligt som Gmail och fortfarande har alla funktioner som finns i Gmail:

* Google Docs - alla dina affärsdokument kan lagras här för hämtning och tillgänglighet ändamål.

* Google Kalender - du kan organisera de dagliga uppgifter som du har för din VA genom denna Google verktyg.

* Webbplatser - ja, har du förmodligen en egen etablerad webbplats redan, men om du skulle behöva en annan, erbjuder Google Apps också det enklaste sättet att bygga upp en webbplats.

Project Management System - Detta är en online applikation som låter dig skicka alla detaljer om den uppgift som du ger från att-göra-lista, tidtabeller och tidsfrister och meddelanden eller kommentarer. Din virtuella assistent kan också direkt sätta sin produktion i dina PMS. Detta är också till stor hjälp om du hyrt en projektledare för alla de uppgifter som du anförtror.

Screencasting - För att hålla reda på vad VA faktiskt gör, eller om han eller hon gör uppgiften rätt, kan en vanlig screencasting göras. Detta bör dock göras sparsamt, för att inte hindra produktiviteten hos medarbetarna. Förtroende är fortfarande mycket viktigt när de investerar i virtuella assistenter. Screencasting är också mycket användbart att ge instruktioner, eftersom vissa instruktioner är alldeles för komplicerat för att kunna förklaras via chatt eller ring - en del grafik kan göra processen enklare. Vårt företag använder i princip Jing för screencasting.

-
Om författaren:
Kathy Mar Mateo är ett Content författare för RemoteWorkMate
Artikel Källa